7 Pemborosan dalam Produksi Ramping: Panduan yang Sangat Manusiawi

Sebagian besar artikel tentang 7 pemborosan dari ramping melemparkan daftar kepada Anda, menambahkan beberapa contoh pabrik, dan menyebutnya sebagai hari.

Namun, limbah bukan hanya sekadar angka-angka di dasbor. Ini:

• Operator yang harus berjalan kaki ekstra 20 meter sebanyak 200 kali sehari.
• Insinyur yang merasa tidak berguna karena ide perbaikannya hanya "menunggu persetujuan."
• Pelanggan yang diam-diam beralih ke pesaing setelah terlalu banyak cacat.

Panduan ini masih akan membahas tujuh pemborosan klasik dari Toyota Production System (TPS), tetapi dengan lensa yang lebih manusiawi - bagaimana perasaan mereka, bagaimana mereka muncul dalam hari yang nyatadan bagaimana cara mulai mengubahnya tanpa membuat orang kelelahan. Kategori inti diterima secara luas dalam pemikiran ramping: Transportasi, Inventaris, Gerak, Menunggu, Produksi Berlebih, Pemrosesan Berlebih, dan Cacat.

• 7 limbah klasik (sering diingat sebagai "TIMWOOD")
  • Transportasi
  • Inventarisasi
  • Mpilihan
  • Waiting
  • Overproduksi
  • Opemrosesan ver
  • Defek

(Beberapa praktisi menambahkan yang ke-8: bakat manusia yang kurang dimanfaatkan. Kami akan memasukkannya ke dalam pembahasan, karena mengabaikan orang adalah cara tercepat untuk menjamin semua pemborosan lainnya tetap ada).

Dari mana 7 limbah itu berasal - dan mengapa limbah itu masih penting

Gagasan "limbah" di sini berasal dari kata Jepang mudayang berarti kesia-siaan atau ketidakbergunaan - pekerjaan yang menghabiskan sumber daya tetapi tidak menciptakan nilai yang bersedia dibayar oleh pelanggan. Dalam Sistem Produksi Toyota, Taiichi Ohno mengelompokkan hal ini ke dalam tujuh kategori utama dan menghubungkannya dengan dua musuh aliran lainnya: mura (ketidakrataan) dan muri (lapisan penutup).

Daftar tersebut lahir di lantai toko otomotif, tetapi daftar ini juga bisa dipetakan dengan sangat baik untuk pekerjaan kantor, perangkat lunak, perawatan kesehatan, logistik, dan bahkan pekerja lepas. Di mana pun ada aliran pekerjaan dari "ide" hingga "tersampaikan", Anda bisa menemukan pola yang sama.

• Dua jenis sampah yang penting (muda)
  • Tipe I - Tidak menambah nilai tetapi saat ini diperlukan (misalnya, pemeriksaan peraturan yang tidak dapat Anda lewati).
  • Tipe II - Tanpa nilai tambah dan tidak perlu: limbah murni yang harus dikurangi atau dibuang.
  • Tugas pertama Anda bukanlah menghilangkan setiap langkah yang tidak bernilai, tetapi untuk (1) lihat dengan jelas, dan (2) mulai mengecilkan atau menyederhanakannya.

Tinjauan singkat: sekilas tentang 7 limbah

Sebelum menyelam lebih dalam, berikut ini adalah potret yang ramah bagi manusia.

Ini adalah petanya. Sekarang mari kita telusuri wilayah ini - satu demi satu, dengan apa yang terjadi pada kedua nomor Anda dan orang-orangmu.

Buang #1: Produksi berlebih - Membuat lebih banyak, lebih awal, "untuk berjaga-jaga"

Produksi berlebih sering disebut ibu dari semua limbah karena hal ini memicu banyak hal lainnya: kelebihan inventaris, lebih banyak pergerakan, lebih banyak transportasi, lebih banyak risiko cacat. Memproduksi lebih banyak dari yang dibutuhkan pelanggan, atau memproduksinya lebih cepat dari yang mereka butuhkan.

Dalam istilah manusia, produksi yang berlebihan memang menggoda. Rasanya seperti produktivitas: mesin bekerja, orang-orang sibuk, dasbor berwarna hijau. Namun di bawah permukaan, diam-diam hal ini membangun kecemasan (di mana kita akan menyimpan ini?), risiko (bagaimana jika spesifikasinya berubah?), dan biaya yang tidak terlihat (uang tunai yang terikat pada barang, bukan inovasi).

• Sinyal bahwa Anda mungkin berproduksi secara berlebihan
  • Produk atau komponen yang disimpan "untuk berjaga-jaga" tanpa pesanan pelanggan yang jelas.
  • Daftar panjang tugas/fitur yang sudah selesai menunggu seseorang untuk benar-benar menggunakannya.
  • Tim mulai bekerja lebih awal "sehingga kami tidak menjadi penghambat," bahkan ketika bagian hilir belum siap.
  • Sering melakukan penghapusan stok yang sudah usang atau kode/konten yang tidak terpakai.

Limbah #2: Menunggu - Pembunuh jadwal yang sunyi

Menunggu adalah waktu yang menganggur: orang, produk, atau informasi yang diam karena langkah selanjutnya belum siap. Antrian berhenti; tiket "menunggu persetujuan"; operasi tidak dapat dilanjutkan karena ada bagian atau keputusan yang hilang.

Orang-orang mengalami pengalaman menunggu sebagai gesekan dan ketidakberdayaan. Anda bisa melihatnya dalam bahasa tubuh: teknisi bersandar pada mesin, manajer proyek menyegarkan dasbor, perawat mengejar tanda tangan alih-alih merawat pasien. Semangat kerja menurun karena usaha tidak menghasilkan kemajuan.

• Sumber-sumber umum untuk menunggu
  • Keputusan terpusat yang hanya dapat dibuat oleh satu orang yang sibuk.
  • Pemrosesan batch - pekerjaan harus "menunggu proses berikutnya."
  • Proses yang tidak tersinkronisasi dengan baik (hulu lebih cepat daripada hilir, atau sebaliknya).
  • Mesin, peralatan, atau sistem yang tidak dapat diandalkan yang sering mengalami kerusakan.
  • Spesialis yang berlebihan (QA, hukum, keuangan) yang bertindak sebagai penghambat tersembunyi.

Limbah #3: Transportasi - Pekerjaan selalu "dalam perjalanan"

Pemborosan transportasi adalah memindahkan barang - suku cadang, dokumen, file - lebih dari yang diperlukan. Setiap perjalanan ekstra menambah waktu dan risiko, tetapi tidak ada nilainya. Di lingkungan fisik, itu adalah forklift, truk, palet. Di kantor dan pekerjaan digital, ini adalah perpindahan antar tim, sistem, atau alat.

Masyarakat merasakan pemborosan transportasi sebagai birokrasi dan fragmentasi. "Saya tidak tahu di mana itu" menjadi kalimat yang biasa. Pekerjaan menghilang ke dalam lubang hitam: kotak masuk bersama, antrean, drive bersama dengan sepuluh folder "final_v7_reallyFINAL".

• Tempat persembunyian limbah transportasi
  • Tata letak pabrik di mana bahan zigzag melintasi jarak yang jauh.
  • Proses yang memerlukan tanda tangan fisik atau stempel di atas kertas.
  • Tugas-tugas yang dipantulkan di antara beberapa tim untuk kontribusi kecil setiap saat.
  • Data dimasukkan kembali ke dalam beberapa sistem, bukannya diintegrasikan satu kali.
  • Pelanggan berpindah-pindah antar departemen, mengulangi informasi yang sama.

Limbah #4: Inventaris - Tumpukan pekerjaan "untuk berjaga-jaga"

Pemborosan inventaris adalah memiliki lebih banyak item dalam sistem daripada yang dibutuhkan saat ini: bahan mentah, barang dalam proses (WIP), barang jadi, atau bahkan pekerjaan digital (tiket, fitur, konten) yang menunggu untuk diproses.

Pada spreadsheet, inventaris adalah "aset". Pada kenyataannya, kelebihan inventaris adalah stres yang dibuat secara fisik: gudang yang penuh sesak, stasiun kerja yang berantakan, simpanan yang tak ada habisnya. Hal ini menyembunyikan masalah - Anda tidak melihat masalah proses karena Anda selalu dapat menyangga dengan lebih banyak stok - dan menghabiskan uang tunai yang dapat digunakan untuk pelatihan, peralatan, atau produk baru.

• Bentuk-bentuk inventaris yang harus dicari
  • Stok fisik: palet, komponen, bahan pengemasan dengan gerakan lambat atau tanpa gerakan.
  • Tunggakan digital: sejumlah besar tiket terbuka, ide, atau permintaan perubahan.
  • Pekerjaan yang telah selesai sebagian: laporan setengah jadi, prototipe, cabang kode.
  • Inventarisasi pengetahuan: dokumen yang tidak dibaca atau digunakan lagi oleh siapa pun.
  • Persediaan keputusan: daftar masalah yang menunggu keputusan dari seseorang yang lebih tinggi.

Limbah #5: Gerak - Menari-nari di sekitar desain yang buruk

Pemborosan gerakan adalah gerakan yang tidak perlu orangberjalan, menjangkau, memutar, mencari, mengklik layar yang tak ada habisnya. Bukan jarak yang ditempuh oleh suatu bagian (itu adalah transportasi), tetapi usaha yang dikeluarkan manusia untuk menavigasi ruang kerja atau sistem yang dirancang dengan buruk.

Anda melihat pemborosan gerak pada punggung yang sakit, kaki yang lelah, dan "Saya menghabiskan separuh hari saya untuk mencari sesuatu." Ini adalah risiko keselamatan dan juga masalah efisiensi.

• Contoh pemborosan gerakan sehari-hari
  • Alat, bahan, atau berkas yang disimpan jauh dari tempat pekerjaan dilakukan.
  • Barang yang sering digunakan diletakkan tinggi atau rendah, sehingga perlu diregangkan atau ditekuk.
  • Banyak klik, jendela, atau login yang diperlukan untuk melakukan satu tugas sederhana.
  • Operator atau perawat berjalan jauh di antara langkah-langkah yang terkait.
  • Orang-orang mempertahankan "contekan" pribadi mereka sendiri karena sistem yang membingungkan.

Limbah #6: Pemrosesan yang berlebihan - Penyepuhan emas dan birokrasi

Pemrosesan yang berlebihan berarti melakukan lebih banyak pekerjaan daripada yang sebenarnya dihargai oleh pelanggan: toleransi yang lebih ketat daripada yang dibutuhkan, lebih banyak persetujuan daripada yang dibenarkan oleh risiko, laporan tambahan yang tidak dibaca oleh siapa pun, atau fitur yang direkayasa secara berlebihan.

Pada tingkat manusia, pemrosesan yang berlebihan sering kali berasal dari niat yang baik: kebanggaan akan keahlian, ketakutan akan kritik, keinginan untuk menjadi "teliti". Tetapi tanpa standar yang jelas dan umpan balik dari pelanggan yang sesungguhnya, energi ini berubah menjadi pemborosan - dan kelelahan.

• Petunjuk bahwa Anda melakukan pemrosesan yang berlebihan
  • Pemeriksaan kualitas diduplikasi oleh beberapa departemen "supaya aman."
  • Pemformatan, grafik, atau slide deck yang mewah untuk keputusan yang dapat dibuat dalam ringkasan satu halaman.
  • Prosedur yang sangat terperinci untuk tugas-tugas rutin yang berisiko rendah.
  • Membangun fitur tambahan "saat kami berada di sana" tanpa permintaan yang tervalidasi.
  • Revisi dan pemolesan tanpa henti karena "pimpinan mungkin akan memintanya."

Pemborosan #7: Cacat - Membayar dua kali untuk pekerjaan yang sama

Cacat adalah kesalahan yang membutuhkan pengerjaan ulang atau dibuang. Cacat adalah gejala yang terlihat dari masalah yang lebih dalam dalam desain proses, pelatihan, materi, atau komunikasi. Dalam bidang manufaktur, ini berarti suku cadang yang tidak sesuai. Dalam layanan dan pekerjaan kantor, ini berarti faktur yang salah, pesanan yang salah kirim, data yang salah, atau bug perangkat lunak.

Bagi banyak orang, cacat kronis dapat menurunkan semangat. Tim merasa bahwa mereka terus-menerus "memperbaiki hari kemarin" alih-alih membangun hari esok. Staf yang berhadapan langsung dengan pelanggan menanggung biaya emosional ketika mereka harus meminta maaf, lagi dan lagi, untuk masalah yang tidak mereka sebabkan.

• Akar dan pola di balik cacat
  • Instruksi kerja yang tidak lengkap atau tidak jelas; pengetahuan kesukuan, bukan pekerjaan standar.
  • Proses yang rumit dengan banyak peluang untuk salah paham atau melewatkan langkah.
  • Umpan balik yang buruk: cacat yang ditemukan terlambat, tanpa analisis akar masalah yang jelas.
  • Insentif yang tidak selaras (kecepatan lebih dihargai daripada kualitas, atau sebaliknya).
  • Kurangnya pelatihan atau keterampilan silang; orang-orang baru "mencari tahu sambil jalan."

Cara cepat untuk lihat limbah: Gemba mini selama 60 menit

Banyak pemimpin yang "mengetahui" 7 pemborosan secara konseptual namun kesulitan untuk melihatnya di lingkungan mereka sendiri. Praktik sederhana dan kuat dari lean adalah Gemba berjalan - pergi ke tempat di mana pekerjaan terjadi dan mengamati realitas dengan rasa ingin tahu.

Berikut adalah versi ringan yang bisa Anda lakukan dalam satu jam.

• Latihan menemukan sampah selama 60 menit
  1. Pilih satu aliran nilai. Sebagai contoh: "pesanan pelanggan hingga pengiriman," atau "permintaan fitur hingga rilis."
  2. Pergilah ke tempat kerja. Lantai toko, stasiun perawat, area meja bantuan, atau papan dan alat bantu virtual jika pekerjaan Anda bersifat digital.
  3. Mengamati satu item mengalir secara diam-diam dari langkah ke langkah selama 15-20 menit. Catat setiap kali kamera berhenti, bergerak, atau berpindah tangan.
  4. Memetakan momen ke limbah. Tanyakan pada dirimu sendiri: Apakah itu transportasi? Gerak? Menunggu? Pemrosesan yang berlebihan? Cacat?
  5. Bertanyalah kepada orang lain, dengan lembut: "Jika Anda dapat menghilangkan satu rasa frustrasi dari proses ini, apakah itu?"
  6. Lingkari satu atau dua percobaan kecil Anda dapat menjalankannya dalam waktu 2 minggu - bukan proyek raksasa.
  7. Tindak lanjuti. Kembalilah setelah percobaan. Apa yang berubah dalam hal waktu tunggu, kesalahan, atau energi orang?

Menjadikan pengurangan sampah sebagai bagian dari kehidupan manusia (bukan hanya sekedar proyek alat)

Lean sering kali digambarkan sebagai "melakukan lebih banyak dengan lebih sedikit." Jika dilakukan dengan buruk, inisiatif 7 pemborosan terasa seperti manajemen yang sedang mencari orang-orang yang "malas". Jika dilakukan dengan baik, hal ini hampir sebaliknya: kepemimpinan mencari cara untuk menghilangkan gesekan sehingga orang dapat melakukan pekerjaan terbaik mereka dengan lebih mudah.

Itulah mengapa banyak praktisi lean modern berbicara tentang "pemborosan ke-8": bakat manusia yang kurang dimanfaatkan - tidak melibatkan orang dalam pemecahan masalah, tidak menggunakan apa yang mereka ketahui, tidak memberi mereka kondisi untuk berkontribusi secara penuh.

• Kebiasaan yang membuat 7-limbah Anda benar-benar berpusat pada manusia
  • Salahkan proses, bukan orangnya. Ketika terjadi kesalahan, tanyakan "apa yang terjadi dalam sistem yang memungkinkan hal ini terjadi?"
  • Libatkan garis depan dalam merancang perbaikan. Mereka tahu pekerjaannya; tugas Anda adalah membersihkan rintangan dan memberikan dukungan.
  • Jadikan masalah terlihat, bukan memalukan. Papan visual yang sederhana, metrik yang jelas, dan diskusi terbuka tentang berbagai masalah.
  • Rayakan pembelajaran, bukan kesempurnaan. Berikan penghargaan kepada tim yang telah menguji ide dan berbagi apa yang tidak berhasil, bukan hanya kemenangan besar.
  • Melindungi fokus. Batasi pekerjaan yang sedang berjalan sehingga orang dapat menyelesaikan lebih banyak, lebih sedikit beralih konteks, dan melihat lebih sedikit cacat.

Menyatukan semuanya menjadi satu

Jika Anda menanggalkan jargonnya, ramping benar-benar tentang rasa hormat:

• Menghargai waktu dan uang pelanggan - jangan membuat mereka membayar atas ketidakefisienan Anda.
• Menghargai energi dan kreativitas orang lain - tidak menyia-nyiakan waktu mereka untuk bergerak, menunggu, dan mengerjakan ulang.
• Menghormati kenyataan - lihatlah dengan jujur bagaimana pekerjaan benar-benar mengalir hari ini, bukan seperti yang dikatakan oleh bagan proses.

Tujuh pemborosan dalam produksi ramping memberi Anda bahasa yang sama untuk membicarakan apa yang menghalangi hal tersebut. Keunggulan kompetitif berasal dari bagaimana Anda menggunakan bahasa tersebutdengan rasa ingin tahu dan bukannya menyalahkan, eksperimen dan bukannya memerintah, dan komitmen yang mendalam untuk membuat pekerjaan sehari-hari tidak terlalu membuat frustasi dan lebih bermakna.

Jika Anda memulai dari sana - satu aliran nilai, satu Gemba, satu eksperimen kecil - Anda sudah berada di depan kebanyakan organisasi yang berhenti pada menghafal "TIMWOOD" dan tidak pernah menjadikannya manusia.